Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen,
die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat uns aufgeschreckt und hält uns weiterhin fest. Vieles haben wir in unseren Kanzleien umgesetzt. An einen Punkt wagen wir uns heute heran: die Lohnbuchhaltung.
Der Arbeitgeber übergibt uns durch Übermittlung des Personalerfassungsbogens die „sensiblen“ Daten seiner Arbeitnehmer zur Verarbeitung, Speicherung und Archivierung.
Grundsätzlich sind die Arbeitgeber selbst verpflichtet, im Arbeitsvertrag arbeitsrechtlich auch die Datenschutz-Grundverordnung zu regeln. In vielen Bereichen, so bestimmt auch Ihre Erfahrung, werden mündliche Arbeitsverträge geschlossen.
Es erscheint uns angebracht aus Gründen der Abwehrberatung den Personalerfassungsbogen textlich wegen der DSGVO wie nachstehend zu erweitern (doc-Download):
„Hiermit erkläre ich (Arbeitnehmer) nach der DSGVO mein Einverständnis, dass meine persönlichen Daten für die Lohnabrechnung verwendet, gespeichert und von einem EDV-Dienstleister verarbeitet und aufbewahrt werden. Darüber hinaus ermächtige ich den Arbeitgeber zur Datenarchivierung über das Dienstverhältnis hinaus für die Dauer u. a. der steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Sind die (steuer-)rechtlichen oder sozialversicherungsrechtlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen, muss eine Löschung meiner persönlichen Daten nach Beendigung des Dienstverhältnisses erfolgen. Die Datenweitergabe für Bescheinigungen usw. im Rahmen des Dienstverhältnisses oder für arbeits-, sozialversicherungs- und steuerrechtliche als auch für berufsgenossenschaftliche Vorgänge ist erlaubt; darüber hinaus ist die Weitergabe an weitere Dritte grundsätzlich untersagt.“
Der Mitarbeiter muss den Personalerfassungsbogen unterschreiben, bevor eine Lohnanlage, -kontoführung und -abrechnung erfolgen darf.
Hinweis:
Für Bestandsfälle sollte eine nachträglich unterschrieben Einverständniserklärung zum bestehenden Arbeitsvertrag eingeholt werden.
Ihr Team zeitstaerken.de
StB Jürgen Hegemann / StBin Tanja Hegemann
