Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen,
zum Jahreswechsel 2016/2017 ist es erfreulich, dass sich das Bayerische Landesamt für Steuern aktualisiert zur Handhabung elektronischer Kontoauszüge geäußert hat (BayLfSt vom 25.1.2017; vgl. Haufe Online Redaktion vom 25.1.2017).
1. Welcher Steuerpflichtige muss die Anwendungsregeln befolgen?
Die GoBD-konforme Aufbewahrung elektronischer Kontoauszüge steht bei bilanzierenden Mandanten (§ 4 Abs. 1, § 5 EStG) im Vordergrund. Erstellt ein Steuerpflichtiger seine Gewinnermittlung nach den Grundsätzen der Einnahmen-Überschussrechnung (§ 4 Abs. 3 EStG), sind die vorgenannten Grundsätze ebenfalls anzuwenden.
Im Privatkundenbereich (Steuerzahler ohne Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten, §§ 140, 141 AO) besteht keine Aufbewahrungspflicht. Es bestehen daher keine Bedenken, als Zahlungsnachweise im Rahmen von Steuererklärungen anstelle von konventionellen Kontoauszügen auch ausgedruckte Online-Bankauszüge anzuerkennen.
2. Welche Formate treten auf?
Teilweise handelt es sich um Unterlagen in Bilddateiformaten (z. B. Kontoauszüge im tif- oder pdf-Format), teilweise auch um Daten in maschinell auswertbarer Form (z. B. als csv-Datei).
Da an elektronische Kontoauszüge keine höheren Anforderungen als an elektronische Rechnungen zu stellen sind, werden diese grundsätzlich steuerlich anerkannt.
Dabei müssen die Grundsätze der GoBD zwingend beachtet und erfüllt werden.
3. Wie sieht die GoBD-Konformität aus?
a) Internes Kontrollsystem (IKS)
Dazu hat der Steuerpflichtige im Rahmen seines internen Kontrollsystems den elektronischen Kontoauszug bei Eingang
- auf seine Richtigkeit (Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts) zu überprüfen und
- diese Prüfung zu dokumentieren und zu protokollieren.
b) Original Format
In elektronisch übermittelter Form eingegangene Kontoauszüge sind auch in dieser Form aufzubewahren. Die alleinige Aufbewahrung eines Papierausdrucks genügt somit nicht den Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO).
c) Technischer Standard
Technische Vorgaben oder Standards zur Aufbewahrung können angesichts der rasch fortschreitenden Entwicklung nicht festgelegt werden. Die zum Einsatz kommenden DV- oder Archivsysteme müssen den Anforderungen der AO, der GoB und der GoBD (BMF-Schreiben vom 14.11.2014, IV A 4 - S 0316/13/10003, BStBl. I 2014, 1450; zeitstaerkenPLUS: CD 0800 0147 2015 0001) entsprechen, insbesondere in Bezug auf
- Vollständigkeit,
- Richtigkeit und
- Unveränderbarkeit, also Festschreibung
d) Aufzeichnungspflicht-, Archivierungs- und Vorlagepflicht
Wie alle aufzubewahrenden originär digitalen Dokumente unterliegen auch elektronische Kontoauszüge dem Datenzugriffsrecht (§ 147 Abs. 6 AO). Für die Dauer der Aufbewahrungspflicht sind die Daten
- zu speichern,
- gegen Verlust zu sichern
Hinweis:
Dieses kann auch von der Bank bzw. Kreditinstitut übernommen werden. Der 10-jährige Aufbewahrungszeitraum und die Abrufbarkeit für eine finanzamtlichen Betriebsprüfung sollten schriftlich bestätigt vorliegen.
- maschinell auswertbar vorzuhalten und
- ggf im Rahmen einer Außenprüfung zur Verfügung zu stellen.
Ihr Team zeitstaerken.de
StB Jürgen Hegemann / StBin Tanja Hegemann
